Règlementation et déclaration : Guide et nouvelles procédures
Vous organisez une fête, une brocante, un camp scout, un jogging ou prévoyez des travaux impactant la voie publique ?
Voici comment procéder simplement.
1. Ai-je besoin d’une autorisation ?
La réponse dépend de la nature de votre projet :
- OUI, une autorisation du Bourgmestre est requise si :
- L’événement est ouvert au public (sur voie publique ou en zone privée).
- L’évènement est privé mais a un impact sur l’espace public (bruit, occupation, circulation).
- NON, si : Il s’agit d’un évènement strictement privé, dans un lieu privé, sans aucun impact sur l’espace public.
- Note : Le règlement de Police de la ZP Condroz concernant l’ordre, la sécurité et la tranquillité publique reste d’application.
- OUI : Une autorisation de passage est nécessaire pour chaque commune traversée.
- Attention : Si votre parcours inclut des passages en forêt, vous devez aussi obtenir l’accord du Département de la Nature et des Forêts (DNF), indépendamment de l’accord communal.
- NON, pas d’autorisation, mais une DÉCLARATION est obligatoire.
- Le responsable doit compléter le formulaire dédié (disponible ici) et l’envoyer à evenements@marchin.be.
- OUI (Arrêté de Police) :
- Si vous gérez les travaux vous-même : faites la demande via le service Travaux : travaux@marchin.be – 085 270 457
- Si une entreprise gère les travaux (ex: raccordement RESA) : c’est à elle de faire la demande.
- Conseil : Pensez toujours à prévenir vos voisins des nuisances potentielles.
Même si votre évènement a lieu tous les ans à la même date (ex: 1er mai, 21 juillet), vous devez introduire une nouvelle demande chaque année, dès que la date est confirmée.
2. Comment introduire ma demande ? (Nouvelle procédure)
Une nouvelle plateforme simplifie vos démarches pour les évènements et les autorisations de passage.
Tout se passe désormais en ligne via l’application GEPS. Accéder à la plateforme GEPS
- Matériel communal : Besoin de tables, barrières, etc. ? Indiquez-le directement dans votre demande GEPS en joignant la fiche d’intervention (disponible sur la plateforme ou en téléchargement ici). Le matériel est réservé en priorité aux événements publics sur le territoire de Marchin.
- Vous rencontrez des difficultés ? Le service Évènements est là pour vous accompagner : evenements@marchin.be – 085 270 416.
Pour les travaux privés (échafaudages, conteneurs), la procédure reste papier/numérique :
- Téléchargez et remplissez le formulaire de demande.
- Envoyez-le par email à travaux@marchin.be avec l’objet : Demande d’arrêté de Police – [Raison] – [Adresse].
3. Quels sont les délais à respecter ?
Pour garantir le traitement de votre dossier, anticipez ! Les demandes sont traitées par ordre chronologique.
| Type de demande | Délai minimum | Précisions |
|---|---|---|
| Évènement classique | 30 jours avant | La date d’encodage sur GEPS fait foi. |
| Évènement avec police | 90 jours avant | Nécessaire si présence policière demandée. |
| Évènement à risque (ex: Rallye) | 120 jours avant | Procédure renforcée (voir ci-dessous). |
| Travaux (Arrêté Police) | 15 jours avant | À envoyer au service Travaux. |
Conseil : Encodez votre demande dès que la date est fixée, surtout pour les évènements récurrents.
4. Comprendre le processus de validation
Une fois votre demande introduite, voici comment elle est traitée.
- Analyse : Le service Évènements vérifie la complétude du dossier et les conflits de dates/lieux.
- Concertation : Si nécessaire, une réunion de sécurité est organisée avec la Police.
- Décision : Le dossier est soumis au Bourgmestre pour approbation ou refus.
- Réponse : Vous recevez la décision et l’arrêté de police (si demandé).
- Logistique : Si du matériel a été réservé, le dossier est transmis au service Travaux.
Pour les évènements complexes, un parcours plus long (jusqu’à 120 jours) assure la sécurité de tous :
- Consultation des instances (DNF, Vivaqua, CILE, etc.).
- Réunions de sécurité avec la Police et le Coordinateur d’urgence (PLANU).
- Avis du Centre de Crise.
- Décision finale du Bourgmestre.
- Réunion de coordination finale avant l’événement avec tous les acteurs (Police, Secours, Organisateurs) pour valider les mesures de sécurité.
5. Tarifs et occupation du domaine public
L’occupation de l’espace public est-elle payante ?
- GRATUIT : Si votre manifestation est à caractère philanthropique, culturel, sportif, folklorique, social ou religieux et sans but lucratif.
- PAYANT (1€/m²/jour) : Si l’événement poursuit un but lucratif sur le domaine public (ex: cours de yoga payant sur la place).
- Exception : Fêtes foraines et marchés hebdomadaires.
- Calcul : Tout mètre carré entamé est dû.
6. Changements de dernière minute & Autres demandes
- Modification ou Annulation : En cas de changement (parcours, date, lieu) ou d’annulation, prévenez immédiatement le service Évènements par email.
- Autres autorisations : Pour l’affichage, le balisage, la vente temporaire ou le transport exceptionnel, le service Évènements relaie aussi votre demande auprès du Bourgmestre (evenements@marchin.be).
7. Qui contacter ?
- Service Évènements (Événements, passages, camps, arrêtés liés à un événement)
evenements@marchin.be – 085 270 416 – Rue Joseph Wauters 1A (1er étage), 4570 Marchin - Service Travaux (Arrêtés de police pour travaux privés, échafaudages, conteneurs)
travaux@marchin.be – 085 270 417 – Rue Joseph Wauters 1A (Rez-de-chaussée), 4570 Marchin
HORAIRE
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Le n° de téléphone et l’adresse mail ci-contre sont les coordonnées générales.
L’horaire est également l’horaire général. Certains services ont des plages d’ouverture au public plus réduites.
L’ADMINISTRATION VOUS ACCUEILLE EXCLUSIVEMENT SUR RENDEZ-VOUS, À L’EXCEPTION DU SERVICE POPULATION-ÉTAT CIVIL. MERCI POUR VOTRE COMPRÉHENSION.
Si vous souhaitez contacter un service ou un agent en particulier, n’hésitez pas à consulter le répertoire.
Suivez la commune de Marchin
- rue Joseph Wauters, 1A - 4570 MARCHIN
- + 32 (0)85 270 427
- ouvert du lundi au vendredi de 9h à 12h (sauf le jeudi : ouvert de 15 à 19h)
- info@marchin.be